Preguntas frecuentes generales
Este capítulo junta las dudas que cruzan varios módulos. Están agrupadas por la situación en la que normalmente aparecen, y cada respuesta te manda al capítulo donde viene el paso a paso.
Si tu pregunta es de un solo tema, búscala mejor al final del capítulo que le corresponde: todos traen su propia sección de preguntas frecuentes.
Estoy empezando
Acabo de entrar por primera vez, ¿por dónde arranco? Por Centro de Onboarding, en el menú lateral. Esa pantalla revisa tus datos reales y te dice, en nueve fases, exactamente qué te falta para poder correr nómina. Cada punto pendiente tiene un botón Ir a corregir que te lleva a la pantalla donde se arregla. Capítulo 27.
¿Cuál es el orden recomendado para dejar todo listo?
- Registra tu empresa con su RFC y su domicilio fiscal (capítulo 27).
- Da de alta tu registro patronal con su prima de riesgo (capítulo 27).
- Arma tu estructura: departamentos, puestos y centros de trabajo (capítulo 5).
- Carga a tu gente, a mano o importando tu archivo (capítulos 4 y 30).
- Crea tus grupos de nómina y sus periodos del año (capítulo 7).
- Revisa tu catálogo de conceptos y tus prestaciones (capítulo 28).
- Carga el certificado de sello digital y conecta el timbrado (capítulos 27 y 28).
- Trae tu historia: vacaciones, historial de sueldos y acumulados de ISR (capítulo 30).
¿Necesito instalar algo? No. PeopleOps se usa desde el navegador de tu computadora, y tus empleados desde el navegador de su celular.
¿Qué necesito tener a la mano antes de mi primera nómina? Tu constancia de situación fiscal, tu registro patronal del IMSS con la prima de riesgo del ejercicio, tu certificado de sello digital con su contraseña, y la lista de tu personal con RFC, CURP, NSS, fecha de ingreso, sueldo y cuenta bancaria.
¿Puedo manejar más de una empresa desde la misma cuenta? Sí. Cada razón social se registra por separado y cambias entre ellas con el selector que está arriba del menú lateral. Capítulo 27.
Vengo de otro sistema, ¿tengo que capturar todo otra vez? No. En Configuración → Importar Datos subes tu archivo de empleados tal como lo exporta tu sistema actual, y después traes la historia. Si tienes el ZIP de tus recibos timbrados, de ahí salen las nóminas históricas, los acumulados de ISR y los cambios de sueldo. Capítulo 30.
Contrataciones
¿Alta rápida o proceso completo? Usa Agregar empleado cuando la persona ya firmó y solo la estás capturando. Usa el proceso de Altas cuando quieres que quede el rastro: la carta oferta, los documentos, el contrato y el alta ante el IMSS, etapa por etapa. Capítulo 4.
¿Qué documentos le pido a un nuevo ingreso? Los que tú definas, pero los que el sistema espera para no frenarte son: identificación oficial, CURP, RFC, número de seguridad social, comprobante de domicilio y estado de cuenta para la dispersión.
¿Tengo que capturar yo los datos del nuevo empleado? No hace falta. En la etapa de Onboarding del proceso de alta, PeopleOps genera una liga personal que le mandas a la persona por WhatsApp o correo. Con esa liga llena sus datos y sube sus documentos desde su celular. Tú solo revisas y apruebas. Capítulo 4.
¿Cómo sé a quién le falta información? En Empleados → Vista General, la pestaña Datos Faltantes te dice quién no tiene NSS, RFC, CURP, cuenta bancaria o fecha de nacimiento. Esos son exactamente los datos que te van a frenar la nómina o el alta ante el IMSS. Capítulo 4.
¿Cuándo doy de alta a alguien ante el IMSS? El movimiento se prepara solo en cuanto registras el alta. Lo revisas y lo envías desde IMSS / SUA → Movimientos IMSS. Capítulo 9.
Cada quincena
¿Cuál es el orden recomendado para cerrar un periodo?
- Incidencias — captura faltas, retardos y horas extra (capítulo 8).
- Vacaciones, Incapacidades y Permisos — aprueba lo que esté pendiente (capítulos 12, 13 y 14).
- Créditos y Descuentos — verifica que los descuentos vigentes estén correctos (capítulo 10).
- Crear Nómina — genera la pre-nómina del periodo (capítulo 7).
- Revisa concepto por concepto y atiende las alertas.
- Aprueba la nómina.
- Timbra los recibos.
- Registra la fecha de pago y genera el archivo para dispersar en el banco.
- Movimientos IMSS — envía lo que quedó pendiente (capítulo 9).
¿Qué es una pre-nómina? Es el cálculo en borrador. Puedes cambiarlo todo hasta que lo apruebas. Capítulo 7.
¿El sistema calcula solo el ISR y el IMSS? Sí, con las tablas vigentes que puedes consultar en Configuración → General. Capítulo 28.
¿Los recibos se los tengo que mandar a cada quien? No. En cuanto timbras, aparecen solos en el portal de cada empleado, en la sección Recibos, con su PDF y su XML. Capítulos 7 y 26.
Cierre de mes y de año
¿Cómo pago el aguinaldo o la PTU? Con una nómina de tipo extraordinario. Es el mismo flujo: creas, revisas, apruebas y timbras. Capítulo 7.
¿Cómo hago el ajuste anual de ISR? Desde la propia pantalla de nómina, con la opción de ajuste anual. Necesitas tener cargados los acumulados del ejercicio: si migraste a media vuelta, revisa que hayas traído los acumulados de ISR de tu sistema anterior. Capítulos 7 y 30.
¿Cuándo se paga la prima vacacional? Depende de tu política: al disfrutar los días, en el aniversario, o en una fecha fija para toda la empresa. Se configura una vez en Configuración → Politicas, pestaña Vacaciones. Capítulo 12.
¿Qué reviso cada enero? En Configuración → General, pestaña Valores: que la UMA y el salario mínimo sean los del ejercicio en curso. Y en Empresas, la prima de riesgo de tus registros patronales, que se determina en febrero. Capítulos 27 y 28.
¿Cómo saco el reporte que me pide el contador? Desde Reportes. Eliges el reporte, el periodo y la empresa, y te llevas el archivo listo para Excel. Capítulo 25.
Cuando algo no cuadra
Un empleado no aparece en la nómina. Casi siempre es una de tres: no está en el grupo de nómina, su fecha de ingreso es posterior al periodo, o tiene una baja registrada. Capítulo 7.
Cambié el sueldo pero la nómina sigue calculando el anterior. Revisa la fecha de efecto del cambio. Si es posterior al periodo que estás pagando, todavía no aplica. Capítulo 4.
Un concepto no se calculó como esperaba. Ábrelo en Configuración → Catálogo de Conceptos y revisa su fórmula y sus interruptores Grava ISR e Integra SBC. ⚠️ Cambia conceptos solo si sabes lo que estás haciendo. Capítulo 28.
Ya pagué y me equivoqué en un concepto. No borres una nómina pagada sin necesidad. Corrige en el periodo siguiente, o cancela el recibo timbrado y vuelve a emitirlo. Capítulo 7.
Di de alta a alguien y no aparece su movimiento del IMSS. Revisa que tenga NSS capturado y que su empresa tenga registro patronal asignado. Capítulo 9.
Un saldo de vacaciones no cuadra. Abre el kardex de esa persona en Gestión de Personal → Vacaciones, pestaña Saldos. Ahí ves año por año lo que ganó, lo que tomó y lo que se le venció. Si aparece la etiqueta sin kardex, nunca se le cargó su punto de partida. Capítulo 12.
Un reporte sale vacío. Casi siempre el periodo elegido no tiene nómina calculada. Capítulo 25.
¿Puedo ver quién cambió un dato y cuándo? Sí, en Configuración → Registro de Actividad. Trae la fecha, el usuario, la acción y la descripción de cada movimiento. Capítulos 25 y 29.
Accesos
No puedo entrar al sistema. Verifica el nombre de usuario y la contraseña. Si tu cuenta fue desactivada, no vas a poder entrar aunque los datos sean correctos: pídele a tu administrador que revise la casilla Usuario activo en Configuración → Usuarios. Capítulo 29.
No veo un menú que un compañero sí tiene. Tu usuario no tiene ese módulo asignado. Pídele a tu administrador que te lo encienda en Configuración → Usuarios, en la sección Permisos de acceso (Módulos). Después cierra sesión y vuelve a entrar. Capítulo 29.
Olvidé mi contraseña del sistema. Hoy no hay una pantalla para restablecerla desde PeopleOps. La salida práctica es que tu administrador te cree un usuario nuevo y desactive el anterior; si necesitas conservar el mismo nombre de acceso, reporta el caso a soporte. Capítulo 29.
Mi empleado no puede entrar a su portal. Solo hay tres motivos reales: su RFC está mal capturado en su ficha, su estatus no es activo, o tiene apagado el interruptor Acceso al Portal. Revísalos en ese orden. Capítulo 26.
¿Yo le pongo la contraseña a mis empleados? No. Cada empleado se registra solo con su RFC, en la opción Regístrate aquí del portal, y él define su contraseña. Tú no la ves ni la puedes cambiar. Capítulo 26.
Un empleado olvidó su contraseña del portal. Por ahora no se puede restablecer desde el sistema. Reporta el caso a soporte. Capítulo 26.
¿Un jefe de área necesita usuario del sistema para aprobar vacaciones? No. Le basta con su portal de empleado: las secciones Aprobaciones y Mi equipo le aparecen solas si tiene gente a cargo en el organigrama. Capítulos 26 y 29.
¿Mis empleados ven todo lo que yo veo? No. El portal les muestra únicamente su propia información: sus recibos, sus solicitudes, su asistencia y sus documentos. Lo único compartido es el directorio, los anuncios y los beneficios. Capítulo 26.
¿Qué significa la etiqueta "beta" junto a un menú? Que esa pantalla es nueva y puede cambiar pronto. Úsala con confianza, pero revisa los resultados.