Nómina: de la pre-nómina al recibo timbrado
Es el corazón del sistema. Aquí calculas lo que cada persona va a cobrar en el periodo, revisas concepto por concepto, ajustas lo que haga falta, apruebas, timbras los recibos ante el SAT y marcas la nómina como pagada.
En este mismo lugar manejas el aguinaldo, la PTU, los finiquitos y los bonos extraordinarios; consultas cuánto llevas pagado en el año; ves el costo real de tu nómina; y pagas a la gente que no va en nómina (honorarios, asimilados).
Este capítulo está partido en sub-páginas, una por cada tramo del ciclo. Aquí en el índice está el mapa completo: qué significa cada estado, qué pasa exactamente al cambiar de uno a otro y dónde vive cada pantalla.
El ciclo: siempre el mismo, siempre en este orden
Pre-Nómina → Aprobada → Pagada.
La pre-nómina es un borrador: puedes cambiarlo todo. Al aprobar, el sistema guarda los acumulados del año, aplica los descuentos de créditos y fondo de ahorro, y deja los recibos listos para timbrar. Al marcar como pagada, cierras el periodo.
| Estado | Qué es | Qué ya pasó | Qué puedes hacer todavía |
|---|---|---|---|
| Pre-Nómina | Un cálculo guardado, nada más. | Nada: no toca acumulados, no descuenta créditos, no genera recibos. | Cambiarlo todo con Realizar Cambios, o borrarlo sin consecuencias. |
| Aprobada | El cálculo ya es oficial. | Se registraron los acumulados de ISR y de conceptos, se aplicaron créditos, préstamos y fondo de ahorro, y se generaron los archivos de dispersión. | Timbrar, dispersar, regresar con Modificar Nómina, o borrar revirtiendo efectos. |
| Pagada | El periodo está cerrado. | Además de lo anterior, quedó registrada la fecha real en que salió el dinero. | Solo timbrar (si faltaba) o borrar por completo, escribiendo el nombre del periodo para confirmar. |
El timbrado es una dimensión aparte: no es un estado del ciclo. Una nómina puede estar Aprobada y Timbrada, o Pagada y con Timbrado Pendiente. Se timbra en cualquiera de los dos estados.
Nota: en el Historial de Nóminas puede aparecer alguna corrida vieja con el estado Borrador. Es un estado heredado, anterior a la pre-nómina: si abres su detalle no vas a encontrar ningún botón, ni siquiera Cerrar (se sale con Esc o haciendo clic fuera). No sirve para nada; ignórala.
⚠️ Cuidado: aprobar no es un trámite. Es el punto donde el sistema escribe en los acumulados del año y descuenta de los créditos de tu gente. Aprueba solo cuando ya revisaste.
Dónde vive cada cosa
Todo lo de Nómina está en el menú lateral, dentro del grupo Nómina:
| Opción del menú | Para qué | Sub-página |
|---|---|---|
| Incidencias | Faltas, retardos, horas extra del periodo. Vive en Asistencia. | Capítulo 8 |
| Crear Nómina | El asistente de tres pasos y el Historial de Nóminas. | 01, 02, 03 |
| Grupos de Nómina | Quién se paga junto y cada cuándo. | 01 |
| Acumulados | Cuánto llevas pagado en el año, concepto por concepto. | 05 |
| Costos de Nómina | Lo que te cuesta a ti, con IMSS patronal e ISN. | 05 |
| Pagos Especiales | Honorarios, asimilados, jubilados. | 05 |
Mapa del capítulo
Preparar y calcular
- 01 · Grupos de nómina y pre-nómina — armar los grupos, correr el asistente de tres pasos, usar plantillas y entender las alertas antes de guardar.
- 02 · Revisión y conceptos por empleado — leer el desglose persona por persona, capturar incidencias, agregar conceptos y corregir la pre-nómina.
Cerrar el periodo
- 03 · Aprobación, timbrado y pago — aprobar, timbrar ante el SAT, generar el archivo del banco, marcar como pagada, cancelar o borrar.
Fuera del periodo normal
- 04 · Aguinaldo, PTU, finiquitos y ajuste anual de ISR — las nóminas extraordinarias y el cierre fiscal del año.
- 05 · Acumulados, costos y pagos fuera de nómina — consultar el año, ver el costo real, pagar a quien no va en nómina y actualizar el SBC.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una pre-nómina? Es el cálculo en borrador. Puedes cambiarlo todo hasta que lo apruebas. No afecta acumulados ni descuenta créditos.
Un empleado no aparece en la nómina, ¿por qué? Revisa tres cosas: que esté asignado al grupo de nómina que cargaste, que su fecha de ingreso no sea posterior al periodo, y que no tenga baja o demanda en proceso (en ese caso sale en la tarjeta Empleados excluidos de nómina). Está explicado en la sub-página 01.
Un empleado sale con "Error de cálculo", ¿qué hago? El sistema no te va a dejar guardar la pre-nómina así. Casi siempre falta un dato de configuración, como la prima de riesgo de trabajo del registro patronal. Corrígelo y vuelve a calcular, o quita a esa persona de la corrida.
Ya aprobé y me equivoqué, ¿puedo regresar? Sí, mientras no la hayas marcado como pagada: usa Modificar Nómina. Se revierten los efectos de la aprobación y vuelves a editar. Si ya está timbrada, primero cancela el CFDI ante el SAT.
Ya pagué y me equivoqué en un concepto, ¿qué hago? No borres la nómina pagada sin necesidad. Lo normal es corregir en el siguiente periodo, o cancelar el recibo timbrado y volver a emitirlo.
¿Puedo timbrar sin haber marcado la nómina como pagada? Sí. Se puede timbrar con la nómina Aprobada y también después de marcarla como Pagada.
¿El sistema calcula solo el ISR y el IMSS? Sí, con las tablas vigentes que ves en Configuración (capítulo 28). Tú solo capturas incidencias y conceptos variables.
¿Por qué mi recibo dice SANDBOX? Porque la empresa todavía está en modo de pruebas. Esos recibos no valen ante el SAT. Usa Timbrar en Productivo cuando ya tengas la configuración fiscal lista (sub-página 03).
¿Dónde veo cuánto le he pagado a alguien en el año? En Acumulados: elige la empresa, el año y escribe el nombre de la persona en Empleado (sub-página 05).
¿Cómo le entrego los recibos a mi gente? No tienes que mandar nada: cada persona los descarga sola desde su portal, en Mi Nómina (capítulo 26). Si necesitas los archivos tú, están en el bloque Timbrado de Recibos.