Manual de PeopleOps

Capacitación presencial (eventos) ​

Nota: esta sección solo aparece si tu organización tiene contratado el paquete de Gobierno. Si no la ves en tu menú, no aplica para tu tenant — sáltate esta página.

Qué es esto y en qué se diferencia de Cursos ​

Todo lo que viste en las sub-páginas 01 a 03 es el LMS: cursos en línea, con módulos, lecciones y examen, que la persona toma desde su computadora o su celular.

Eventos de capacitación es otra cosa: el curso presencial que exige la normatividad de gobierno — con institución capacitadora, instructor, sesiones con lista de asistencia, expediente documental con su cadena de pagos, y la exportación a la STPS (DC-3 y SIRCE). Vive junto al LMS porque para ti es el mismo tema —capacitar a tu gente—, pero son dos módulos distintos: un curso del LMS y un evento presencial no comparten registro, aunque puedes enlazar uno con el otro (ver más abajo).

En el menú lateral, dentro del grupo Cursos y Evaluaciones, esta parte agrega tres opciones:

  • Eventos de Capacitación — el listado y el expediente de cada evento.
  • Plan Anual — el plan del ejercicio con su detección de necesidades (DNC), su presupuesto y sus indicadores. Documentado en la sub-página 06 · Plan anual y trayectoria.
  • Trayectoria — el historial de capacitación (eventos + LMS) de una persona. También en la sub-página 06.

Cómo se navega el listado de eventos ​

  1. Entra a Cursos y Evaluaciones → Eventos de Capacitación.
  2. Arriba, filtra por Empresa (obligatorio: la pantalla no funciona sin una), Ejercicio, Estatus (Planeado, Confirmado, En curso, Concluido, Cancelado) y Dirección, y busca por nombre, folio o institución con el buscador.
  3. La tabla te da, por evento: Folio, Evento (con el lugar debajo), Modalidad (Presencial, Virtual, Híbrida), Fechas, Horas, Institución, Participantes, Costo y Estatus. Encima de la tabla ves el total de participantes, las horas-hombre y el costo de todos los eventos que quedaron en el filtro.
  4. Haz clic en cualquier renglón para abrir su expediente.

Nota: el ejercicio de un evento se resuelve por su fecha de inicio. Los eventos Cancelados no se borran de la lista: son la evidencia de por qué no se cumplió una meta del plan anual.

Cómo registrar un nuevo evento ​

  1. Haz clic en Nuevo evento.
  2. Llena los datos básicos: Nombre del evento (obligatorio), Objetivo, Tipo de agente capacitador (Instructor interno, Agente capacitador externo o Institución educativa), Registro STPS del agente, Área temática (STPS) (obligatoria para la DC-3 y para SIRCE — usa el texto del catálogo de áreas temáticas de la STPS), Institución capacitadora e Instructor.
  3. Define Modalidad, Fecha de inicio y Fecha de fin (obligatorias), Horario, Duración en horas (obligatoria y mayor a cero: es la cifra que va en la DC-3 y en SIRCE, y no se calcula sola a partir de las sesiones) y Cupo máximo.
  4. Captura Lugar, Costo total, Presupuesto autorizado y, si quieres ligarlo al control presupuestal, la Partida del gasto (COG).
  5. Si aplica, elige la Dirección (unidad administrativa) y el Departamento; si el evento no es de un área en particular, déjalo en Sin asignar (evento transversal).
  6. Si el evento cuelga de un Plan anual, elígelo — solo aparecen los planes del ejercicio que corresponde a la fecha de inicio que capturaste. Si además tiene un curso equivalente en el LMS, enlázalo en Curso del LMS relacionado.
  7. Anota las Competencias que desarrolla (una por renglón) y marca las Evidencias requeridas para cerrar el expediente (los tipos de documento que vas a exigir para considerar el expediente completo).
  8. Haz clic en Registrar evento.

El evento nace en estatus Planeado. Las sesiones, los participantes, los responsables y el expediente se capturan después, desde su ficha.

El expediente del evento ​

Al abrir un evento entras a su ficha, con seis pestañas: General, Sesiones y asistencia, Participantes y resultados, Responsables, Expediente y Pagos.

Arriba de las pestañas ves el nombre del evento, su folio, modalidad, duración y fechas, y una etiqueta con su estatus. Si el evento está Cancelado, verás el motivo y la fecha de la cancelación.

⚠️ Cuidado: un evento cancelado no se borra: se conserva completo, con sus participantes y su costo comprometido, porque es la evidencia de por qué no se cumplió una meta del plan. Para cancelarlo usa el botón Cancelar evento (pide un Motivo obligatorio); para revertirlo, Reactivar (también pide motivo, y puedes elegir a qué estatus regresa).

Pestaña General ​

Aquí ves y editas los mismos datos del alta (institución, fechas, costo, dirección, plan, etc.) con el botón Editar. También puedes cambiar el Estatus del evento con un selector (Planeado, Confirmado, En curso, Concluido — para cancelar usa el botón de arriba, que exige motivo).

A un lado tienes el Historial: la bitácora de qué cambió, cuándo y quién lo hizo, con el detalle de cada campo (antes → después). Esta bitácora es propia del evento — se conserva aunque el registro general de actividad del sistema se depure con el tiempo.

Pestaña Sesiones y asistencia ​

  1. Haz clic en Agregar sesión y captura Fecha, Hora de inicio y Hora de fin (formato de 24 horas con dos dígitos: 09:00, no 9:00), Tema, Lugar y Horas de la sesión (si la dejas vacía, se deriva del horario).
  2. Guarda con Guardar sesión.
  3. Debajo, la Lista de asistencia es una rejilla: una columna por sesión, un renglón por participante. Para cada celda elige el estado: Presente, Retardo, Falta o Falta justificada.
    • Si marcas Retardo, captura los Minutos de retardo.
    • Si marcas Falta justificada, captura la Justificación — es obligatoria; el sistema no te deja guardar una falta justificada sin explicación.
  4. Haz clic en Guardar asistencia. Solo se escriben las celdas que tocaste.

Nota: la duración oficial del evento (la que va en la DC-3 y en SIRCE) no se recalcula a partir de las sesiones. Las sesiones existen para pasar lista, no para sumar horas automáticamente.

Nota: un retardo sigue acreditando horas; una falta justificada cuenta como ausencia para las horas acreditadas pero no te castiga el índice de participación; y una sesión sin ningún registro para alguien no es lo mismo que una falta — es, simplemente, que todavía no le pasaste lista.

Después de capturar asistencia, ve a la pestaña Participantes y resultados y usa Recalcular desde asistencia para que el sistema actualice el estatus y las horas de cada persona.

Pestaña Participantes y resultados ​

  1. Haz clic en Agregar participantes para inscribir gente por lote: solo se ofrecen los empleados activos de la empresa del evento que todavía no están inscritos. Marca a quienes quieras y confirma con Inscribir.
  2. Por cada participante puedes editar directo en la tabla: Estatus (Inscrito, Asistió parcial, Asistió completo, Baja), Calificación, Acreditado, Horas (horas acreditadas) y Observaciones. Al tocar cualquier campo aparece un botón para Guardar ese renglón.
  3. Acreditado tiene tres estados: Sin evaluar, Acreditó y No acreditó. Sin evaluar no es lo mismo que No acreditó — un evento todavía en curso no se debe leer como que nadie acreditó.
  4. Recalcular desde asistencia vuelve a calcular el estatus y las horas de todos los participantes a partir de lo que capturaste en la lista de asistencia.
  5. Generar invitaciones crea la invitación de cada participante (a partir de una plantilla del sistema) y la deja guardada en el expediente del evento; ábrela con Abrir desde la ventana de resultado.
  6. El botón DC-3, en el renglón de cada participante, emite su constancia y la descarga.
  7. Para quitar a alguien, usa el botón de bote de basura del renglón: se borra su asistencia, pero los documentos que ya se le generaron (invitación, DC-3) se conservan en el expediente.

Nota: el único índice (evento, empleado) de la tabla hace que Agregar participantes sea seguro de repetir: si vuelves a mandar a alguien que ya estaba inscrito, no se duplica su lugar.

Pestaña Responsables ​

Aquí asignas a los tres roles que pide el requisito: Responsable operativo, Instructor / proveedor y Responsable administrativo (pago).

  1. Haz clic en Asignar responsable.
  2. Elige el Rol y el Tipo: Usuario interno (elige a la persona de tu catálogo de usuarios) o Externo (nombre libre) — para el instructor o el proveedor, que no tienen cuenta en el sistema, captura Nombre y Contacto.
  3. Captura el Pendiente (qué le falta hacer a esa persona), la Fecha de compromiso y el Estatus de seguimiento (Pendiente, En proceso, Cumplido).
  4. Si el responsable es un usuario interno, puedes marcar Crear una tarea para perseguir el pendiente para que le llegue como tarea normal del sistema.
  5. Guarda.

Cada responsable queda agrupado bajo su rol, con su pendiente, su fecha de compromiso y un selector de seguimiento que puedes cambiar sin volver a abrir el diálogo.

Pestaña Expediente ​

Aquí subes y consultas los documentos del evento que no son del trámite de pago: carátula, listas de asistencia, invitaciones, incidencias, fotos, evaluaciones, diplomas, constancias y material del curso.

  1. Haz clic en Subir documento.
  2. Selecciona el Archivo, confirma o corrige el Nombre, elige el Tipo y, si aplica, la Fecha del documento y a qué Participante pertenece (si es un documento de una persona en particular; si no, déjalo como Documento del evento).
  3. Sube.

Si el evento tiene Evidencias requeridas declaradas (las marcaste al crearlo o al editar la pestaña General), la parte de arriba te dice si el expediente está completo o si te faltan documentos, y cuáles.

Pestaña Pagos ​

El trámite de pago se ve como una secuencia de cinco pasos, en el orden en que normalmente ocurren: Solicitud a adquisiciones, Estudio de mercado, Orden de compra, Factura y Aceptación del servicio. Cada bloque te dice si el documento está Presente o si Falta, y tiene su propio botón Subir (que pide Importe, además de lo que ya pides en el expediente general).

Arriba de los cinco bloques ves cuántos pasos ya tienen documento, cuánto llevas facturado y el costo declarado del evento — así puedes comparar lo comprometido contra lo ya facturado sin salir de la pantalla.

Cómo exportar a SIRCE ​

  1. En el listado de eventos, haz clic en Exportar SIRCE.
  2. El sistema te muestra una vista previa: cuántos renglones va a tener el archivo (uno por participante acreditado de cada evento concluido del ejercicio), cuántas columnas trae y si hay renglones con datos faltantes.
  3. Elige el Formato: Texto separado por “|” (el que se sube al portal) o CSV (para revisar en Excel).
  4. Haz clic en Descargar.

⚠️ Cuidado: el acomodo de las columnas de este archivo se armó con la documentación pública de la STPS, pero no se ha probado contra la herramienta oficial de carga de SIRCE. Trátalo como borrador: descárgalo, ábrelo, compáralo contra lo que te pida el portal al subirlo, y avisa a soporte si algo no coincide.

Nota: si algún renglón tiene datos faltantes, el sistema te los señala antes de descargar — el portal de SIRCE rechaza el archivo completo si le falta un dato obligatorio en cualquier renglón.