Incapacidades

Registra las incapacidades que expide el IMSS —enfermedad general, riesgo de trabajo, maternidad, paternidad— para que la nómina no le pague al empleado los días que le paga el Seguro, para que la asistencia no lo marque como falta y para que tengas el respaldo documental si hay una revisión.

El módulo trabaja con un ciclo sencillo: primero registras la incapacidad con lo que sepas, luego verificas el certificado cuando la persona te lo entrega. Hasta que no verificas, esos días no afectan la nómina. Y si el certificado nunca llega, tienes cómo cerrar el caso: extender el plazo o convertir los días en falta.

Llegas desde el menú lateral: Gestión de Personal → Incapacidades.

Cómo revisar tus incapacidades y sus avisos

1. Abre Incapacidades. Ves un renglón por cada una registrada.

2. Las columnas son Empleado, Tipo, Periodo, Días, Estatus y Acciones. Debajo del tipo aparece en letra chica la clasificación del certificado (Única, Inicial, Subsec., Alta, Recaída o Enlace).
3. Arriba de la tabla pueden aparecer dos avisos de color. Haz clic en cualquiera para filtrar la lista:
   • N incapacidades pendientes de certificado — casos en los que todavía no verificaste el documento.
   • N con plazo vencido — casos donde se acabó el plazo que le diste al empleado para entregar el certificado.
4. Para buscar, usa el campo Buscar por nombre, número de empleado o certificado.... Los dos filtros de la derecha te dejan acotar por tipo de incapacidad y por estatus.

Los estatus significan esto:

• Reportada — la capturaste sin folio de certificado. Todavía no afecta asistencia ni nómina.
• Pend. Docs — tiene folio pero falta verificarla. Junto a la etiqueta ves cuántos días quedan de plazo.
• Verificada — el certificado está confirmado. Los días ya están aplicados.
• Rechazada — no aceptaste el certificado.
• Vencida — se acabó el plazo de entrega y nadie hizo nada.
• Falta — la incapacidad se convirtió en falta porque nunca llegó el comprobante.

Nota: el paso de Pend. Docs o Reportada a Vencida ocurre solo, cada vez que abres esta pantalla y el plazo ya pasó. El plazo se cuenta en días hábiles desde el inicio de la incapacidad (cinco días si tu empresa no tiene otro configurado).

Cómo capturar una incapacidad

1. Haz clic en Nueva Incapacidad, arriba a la derecha. Se abre el formulario para capturar Empresa, Empleado, Tipo de Incapacidad, fechas, certificado y diagnóstico.

2. Elige la Empresa y luego el Empleado.
3. En Tipo de Incapacidad elige una de las seis opciones. Junto al nombre viene el porcentaje que paga el IMSS:
   • Enfermedad General (60%)
   • Riesgo de Trabajo (100%)
   • Maternidad (100%)
   • Paternidad (100%)
   • Licencia 140 Bis (100%) — cuidado de hijos con cáncer.
   • Recaída (100%)
4. Captura la Fecha Inicio y la Fecha Fin. Los días se calculan solos y aquí sí son días naturales, todos los del periodo.
5. En Control de Certificado clasifica el documento: Única, Inicial, Subsecuente, Alta Médica, Recaída o Enlace. Esta clasificación es la que se ocupa para el SUA.
6. Según el tipo que elegiste, el formulario te va pidiendo lo que falta:
   • Riesgo de trabajo y recaída piden Tipo de Riesgo (Accidente de Trabajo, Accidente en Trayecto o Enfermedad de Trabajo) y Secuela o Consecuencia.
   • Maternidad abre la sección Datos de Maternidad con Fecha Parto Programada, Semanas Transferidas (0-4) y Fecha Parto Real.
   • Enfermedad general, maternidad y licencia 140 Bis muestran la casilla Cumple requisito de semanas cotizadas IMSS.
7. Llena la sección Certificado Médico IMSS:
   • Número de Certificado — el folio del ST-2 o ST-3.
   • Unidad Médica y Nombre del Médico.
   • En enfermedad general y licencia 140 Bis aparece la casilla Patrón pagó primeros 3 días, por si tu empresa decide cubrirlos.
   • Con el botón Subir Certificado adjuntas el documento escaneado o la foto.
8. En Información Médica puedes capturar el Diagnóstico. Es información sensible y así se advierte en pantalla; captúrala solo si de verdad la necesitas.
9. Revisa el recuadro de resumen, que te muestra los Días Totales, el % de Pago IMSS y una nota de cómo se paga ese tipo de incapacidad.

10. Haz clic en Registrar Incapacidad.

Importante: si capturas el Número de Certificado, la incapacidad nace en Pend. Docs y los días ya se marcan en asistencia y en las incidencias de nómina. Si la dejas sin folio, nace en Reportada y no afecta nada hasta que la verifiques. Ten esto claro antes de correr la nómina del periodo.

Cómo verificar el certificado del IMSS

Verificar es el paso que le da validez a la incapacidad y la aplica a la nómina.

1. En el listado, abre el menú de tres puntos del renglón y elige Ver.

2. En la ventana de detalle revisa los datos: el periodo, los días, el % Pago IMSS, los Datos Financieros (SBC al momento, Subsidio diario, Modelo de pago y si el patrón pagó los tres primeros días) y el bloque del Certificado Médico.
3. Hasta abajo, haz clic en Verificar Certificado.
4. Captura el Número de Certificado IMSS — es obligatorio.
5. Si tienes el documento, súbelo con Subir Certificado (PDF/imagen).
6. Si además lo confirmaste en el portal del IMSS, marca la casilla Verificado en Escritorio Virtual IMSS.
7. Haz clic en Confirmar Verificación.

A partir de ese momento los días quedan marcados en la asistencia como incapacidad y entran en el cálculo de la nómina del periodo.

Si el certificado no te convence, usa el botón Rechazar de esa misma ventana. Te pide el motivo y lo deja registrado.

Cómo extender el plazo cuando no llega el certificado

1. Abre la incapacidad con Ver.
2. Si está en Pend. Docs o en Vencida, aparece el botón Extender Plazo.
3. Indica cuántos días hábiles quieres extender (propone tres) y escribe el motivo.

El caso vuelve a quedar con plazo abierto y con la constancia de por qué se lo diste.

Cómo convertir en falta una incapacidad sin comprobante

Cuando el plazo se venció y el empleado nunca entregó nada, no dejes el caso abierto.

1. Abre la incapacidad con Ver. Con estatus Vencida aparece el botón Convertir a Falta.
2. El sistema te pregunta si la falta es injustificada o justificada.
3. Escribe el motivo.

Los días se registran en la asistencia como falta, con el efecto que eso tenga en la nómina y en tu expediente disciplinario.

Importante: convertir a falta cambia lo que se le paga a la persona. Hazlo solo después de haberle dado su plazo y de haberlo documentado.

Cómo registrar una continuación o una recaída

El IMSS no expide un certificado largo: expide uno inicial y luego subsecuentes. Cada uno se registra por separado y se liga al anterior.

1. Abre con Ver la incapacidad ya Verificada.
2. Haz clic en + Subsecuente. Se abre el formulario ya con la empresa, el empleado, el tipo y la fecha de inicio (el día siguiente al fin del certificado anterior), y con el Control de Certificado en Subsecuente.
3. Captura las fechas y el folio del nuevo certificado y guarda.

Para riesgos de trabajo hay además el botón Registrar Recaída, que aparece solo en incapacidades de riesgo de trabajo ya verificadas. Abre el formulario con el tipo Recaída y ligado al caso original.

Nota: un certificado subsecuente tiene que colgar de uno marcado como Inicial o Única. Si lo capturas suelto, el sistema te lo rechaza al guardar.

Cómo saber qué le toca pagar a la empresa y qué al IMSS

El propio formulario te lo dice al elegir el tipo, y el detalle te lo confirma:

• Enfermedad general. El IMSS paga 60% del salario base de cotización a partir del cuarto día. Los primeros tres días no los cubre nadie por ley; si tu empresa decide pagarlos, marca la casilla Patrón pagó primeros 3 días.
• Riesgo de trabajo. El IMSS paga 100% desde el primer día.
• Maternidad. El IMSS paga 100%, siempre que la trabajadora cumpla el requisito de semanas cotizadas. Si el IMSS le niega el subsidio, marca la casilla IMSS negó subsidio — patrón paga salario íntegro: la ley obliga al patrón a cubrir el salario completo.
• Paternidad y licencia 140 Bis. Se registran igual y se manejan con el porcentaje que muestra el formulario.

En el recuadro Información de Subsidio que aparece al elegir empresa y empleado ves además la UMA Diaria, el Tope SBC (25×UMA) y el modelo de pago de tu empresa: Patrón adelanta subsidio o IMSS paga directo.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que registrar la incapacidad también en asistencia? No. Al verificarla, PeopleOps marca solo esos días en la asistencia como incapacidad y los mete en las incidencias que usa la nómina.

Capturé la incapacidad pero la nómina la ignoró, ¿por qué? Casi siempre porque quedó en estatus Reportada, es decir, la capturaste sin folio y nunca la verificaste. Ábrela con Ver y usa Verificar Certificado.

¿Y si la incapacidad llegó después de correr la nómina? Captúrala y verifícala igual, para que el expediente quede correcto, y registra el ajuste como concepto en el periodo siguiente. No reabras una nómina ya pagada solo por esto.

¿Cuántos días tiene el empleado para entregarme el certificado? Cinco días hábiles contados desde el inicio de la incapacidad, salvo que tu empresa tenga configurado otro plazo. La etiqueta de estatus te va diciendo cuántos días quedan, y cuando se acaba el caso pasa solo a Vencida.

¿Puedo borrar una incapacidad? El menú tiene Eliminar, pero es preferible dejar el rastro: rechaza el certificado o conviértelo en falta según lo que haya pasado. Borrar el registro te deja sin cómo explicar esos días.

¿Quién puede ver el diagnóstico? El diagnóstico es dato sensible protegido por la Ley de Protección de Datos Personales, y así lo advierte la pantalla. Captúralo solo cuando sea indispensable y cuida quién tiene acceso al módulo.