Aprobación, timbrado y pago

Aquí cierras el periodo: apruebas el cálculo, timbras los recibos ante el SAT, bajas el archivo para el banco y registras la fecha real del pago. También está lo que hay que hacer cuando algo salió mal y toca deshacer.

Cómo aprobar la nómina

1. Abre la nómina en estado Pre-Nómina desde el Historial de Nóminas y pulsa Aprobar Nómina.
2. Si alguien tiene datos incompletos, aparece el aviso Datos faltantes en empleados — N empleado(s) con datos incompletos —, separado en dos listas:
   • Bloqueante — el timbrado fallará sin estos datos: normalmente RFC, CURP y NSS.
   • Advertencia — puede afectar dispersión bancaria: normalmente la cuenta bancaria.
3. Desde ahí puedes Ir a Datos Faltantes para corregir, o Aprobar sin corregir si prefieres arreglarlo después.

Nota: este aviso salta aunque solo haya advertencias sin bloqueo. Si lo único que falta es una cuenta bancaria, no te está impidiendo nada: puedes seguir con Aprobar sin corregir y timbrar sin problema.

⚠️ Cuidado: Ir a Datos Faltantes recarga la pantalla completa. Sales del asistente y pierdes cualquier cosa que tuvieras a medias. Si estabas a la mitad de algo, mejor cierra el diálogo, termina y regresa después.

4. Al aprobar, sale el aviso Nómina aprobada — La nómina ha sido aprobada exitosamente y está lista para pago, la nómina pasa a estado Aprobada y aparecen los bloques Timbrado de Recibos y Layouts de Dispersión.

⚠️ Importante: aprobar no es un trámite. Al aprobar, el sistema registra los acumulados de ISR y de conceptos del periodo, aplica los descuentos de créditos, préstamos y fondo de ahorro, y genera los archivos de dispersión. Aprueba solo cuando ya revisaste.

Si te equivocaste, con la nómina Aprobada todavía puedes usar Modificar Nómina: te regresa al paso Incidencias con el aviso Editando nómina aprobada — Se revirtieron los efectos de la aprobación. Puedes modificar y volver a aprobar.

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Cómo timbrar los recibos

Timbrar es pedirle al SAT que le ponga sello fiscal a cada recibo. Un recibo timbrado es el comprobante oficial del pago; sin él, el gasto no es deducible y tu empleado no tiene constancia.

1. Con la nómina Aprobada (o ya Pagada), abre su detalle y busca el bloque Timbrado de Recibos.
2. Pulsa Timbrar Recibos. Verás la barra Timbrando recibos... con el avance en {procesados}/{total} mientras se procesan. Si es la primera vez y no hay nada, el bloque dice No hay datos de timbrado para esta nómina. con el botón Iniciar Timbrado.
3. Al terminar sale el aviso Timbrado completado — N exitosos, N con error, y los recibos quedan repartidos en tres pestañas:

Pestaña	Qué contiene	Qué puedes hacer
Exitosos	Los que ya tienen sello: N recibos timbrados exitosamente.	Ver (abre la vista previa del PDF), XML, PDF por renglón, o Descargar ZIP para llevarte todos.
Excluidos	N empleados excluidos por datos faltantes (CURP/RFC/NSS). Cada renglón dice qué campo falta.	Completar datos (abre su ficha en una pestaña nueva), Timbrar solo a esa persona, o Reintentar Excluidos para todos.
Fallidos	N errores de timbrado. Debajo de cada nombre está el motivo que devolvió el SAT.	Reintentar por renglón, o Retimbrar Fallidos (N) para todos de una vez.

4. Al pie del bloque siempre está el Total: N empleados con el conteo por estado.
5. En el Historial de Nóminas y en el detalle verás la etiqueta Timbrada cuando ya se timbró, o Timbrado Pendiente cuando falta.

⚠️ Para timbrar necesitas tener cargado el sello digital de la empresa (capítulo 27). Sin él puedes calcular y aprobar, pero no timbrar.

Cuando la empresa está en modo de pruebas

Si tu empresa todavía está en sandbox, el bloque Timbrado de Recibos trae la etiqueta SANDBOX: esos recibos no valen ante el SAT.

Cuando ya tengas la configuración fiscal lista, en la pestaña Exitosos aparece el botón Timbrar en Productivo. Al pulsarlo sale la confirmación:

Esto cambiará la empresa a modo PRODUCTIVO y volverá a timbrar N recibo(s) con UUIDs fiscalmente válidos del SAT.Los CFDIs sandbox actuales serán eliminados permanentemente. Las fechas (FechaPago, periodo, conceptos) se conservan exactamente igual.Si la API key de Productivo no funciona, la empresa volverá a sandbox y los recibos sandbox no se tocarán.

Confirma con Sí, timbrar en Productivo.

Nota: si el botón sale deshabilitado, es porque falta la llave de producción: Configura la API key de Productivo en Integraciones primero (capítulo 28).

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Cómo generar el archivo para dispersar en el banco

1. En el detalle de la nómina aprobada, baja al bloque Layouts de Dispersión.
2. Los archivos se generan solos al aprobar. Si necesitas rehacerlos, usa Regenerar Layouts (solo aparece con la nómina Aprobada). Si no hay ninguno, el bloque ofrece Generar Layouts.
3. Hay dos pestañas:
   • Nómina Oficial: lo que va en el recibo timbrado.
   • Pagos Adicionales: el apoyo adicional, cuando lo manejas. Si no lo usas, dice No hay Apoyo Adicional para esta nómina — "Los pagos adicionales se generan cuando hay empleados con salario diario exento configurado."
4. De cada archivo ves su nombre, cuántos registros trae y por cuánto dinero. Descárgalo con el botón CSV y súbelo al portal de tu banco.
5. Al pie tienes Total layouts:, Total registros: y Monto total:.

💡 Tip: los bancos y el formato de dispersión se configuran una sola vez en Configuración → Medios de Pago (capítulo 28).

Nota: si abres los layouts de una nómina que todavía no está aprobada, el bloque te dice Los layouts se generan automáticamente cuando la nómina es aprobada y muestra el estado en inglés (pre_nomina, paid). Es la etiqueta interna del sistema; no te preocupes por ella.

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Cómo registrar la fecha de pago y marcar la nómina como pagada

1. Con la nómina Aprobada, pulsa Marcar como Pagado.
2. Se abre Registrar fecha de pago — Indica la fecha en que se realizó el pago de esta nómina. Por defecto es el fin del periodo. En Fecha de pago * viene propuesto el último día del periodo; cámbialo por el día en que realmente salió el dinero.
3. Pulsa Confirmar pago. Sale el aviso Nómina pagada — La nómina ha sido marcada como pagada exitosamente.

4. La nómina pasa a estado Pagada y en su detalle verás Pagada el …, junto con la etiqueta Timbrada o Timbrado Pendiente.

⚠️ Importante: una nómina pagada ya no se puede editar. Solo se puede borrar por completo, y el sistema te obliga a escribir el nombre del periodo para confirmar.

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Cómo entregar los recibos a tus empleados

No tienes que mandar nada por correo. Cada persona entra a su portal, a la sección Mi Nómina, y descarga su recibo en PDF y en XML (capítulo 26).

Si necesitas los archivos tú, tienes dos caminos desde el bloque Timbrado de Recibos:

• Descargar ZIP para llevarte todos los recibos de la corrida.
• Los botones XML y PDF de cada renglón, para una persona en particular. El botón Ver abre el recibo en una vista previa con su UUID, desde donde también puedes Descargar.

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Cómo cancelar o borrar una nómina

No es lo mismo borrar un borrador que borrar algo que ya pagaste. Esto es lo que hace cada caso:

Estado	Qué botón usar	Qué pasa
Pre-Nómina	Ícono de bote de basura → ¿Eliminar esta pre-nómina?	Se borra el cálculo. No había nada aplicado, así que no hay efectos.
Aprobada	Eliminar Nómina → ¿Eliminar esta nómina aprobada?	Se revertirán los acumuladores ISR del periodo y los acumulados de conceptos, y se eliminarán los movimientos y snapshots CFDI asociados.
Pagada	Ícono de bote de basura → ¿Eliminar nómina pagada?, escribiendo el periodo para confirmar	Esto revertirá los descuentos de créditos, fondo de ahorro y aportaciones, y eliminará todos los registros asociados.

Para borrar una nómina pagada, el diálogo te pide Para confirmar, escribe el periodo: y te muestra el nombre exacto. El botón Eliminar no se activa hasta que lo escribes letra por letra.

⚠️ Ninguna de las tres se puede deshacer. Y si la nómina ya está timbrada, el recibo hay que cancelarlo ante el SAT: borrarla aquí no cancela el CFDI.

Nota: el bote de basura de una nómina Pagada simplemente no aparece si ya está timbrada — no sale deshabilitado ni con explicación. Si no lo encuentras, esa es la razón: primero cancela el CFDI ante el SAT.

Nota: borrar nóminas está reservado a los administradores. El borrado de pre-nóminas y de nóminas aprobadas lo pueden hacer los administradores del cliente y los superadmins; el de una nómina pagada, solo el usuario maestro del cliente y los superadmins (capítulo 29).