Grupos de nómina y pre-nómina

Antes de calcular nada tienes que decidir dos cosas: quién se paga junto (el grupo) y qué periodo vas a pagar. Esta sub-página cubre las dos, más el asistente de tres pasos hasta que la pre-nómina queda guardada.

Cómo preparar tus grupos de nómina

Un grupo de nómina es el conjunto de personas que se pagan con la misma periodicidad: tu grupo semanal, tu grupo quincenal, tu grupo mensual. El grupo define cada cuándo se paga, qué día se paga y qué gente entra. Es lo primero que debes tener listo: sin grupo, cada vez que corras la nómina vas a tener que ir marcando empleado por empleado.

1. En el menú lateral abre Nómina y entra a Grupos de Nómina. La pantalla se llama Grupos de Nómina — Gestiona los grupos de nómina y su configuración de periodicidad.
2. Verás la tarjeta Grupos Configurados con una fila por grupo: Nombre, Periodicidad, Día de Pago, Días Cálculo, Prima vacacional, Estado, Descripción y Acciones.

Si todavía no tienes ninguno, en lugar de la tabla verás No hay grupos de nómina — "Crea tu primer grupo para comenzar a organizar la nómina", con el botón Crear Primer Grupo.

3. Para crear uno nuevo, usa el botón Crear Grupo de arriba a la derecha. Se abre Crear Grupo de Nómina.
4. Llena los datos:
   • Nombre del Grupo (por ejemplo, "Personal operativo").
   • Periodicidad de Pago: Semanal (~52 periodos/año), Catorcenal (~26 periodos/año), Quincenal (24 periodos/año) o Mensual (12 periodos/año).
   • Si elegiste semanal o catorcenal: Día de Inicio de Semana y Día de Pago (de domingo a sábado).
   • Si elegiste quincenal o mensual: Día de Corte y Día de Pago, los dos como número de día del mes.
   • Días de Cálculo (opcional) — Días de anticipación para hacer los cálculos de pre-nómina (ej. 2 días).
   • Descripción (opcional) y Plantilla por defecto (opcional).
   • Prima vacacional: cómo pagas la prima de este grupo. Las cinco opciones están abajo.

5. Más abajo, en Empleados del Grupo, marca a las personas que van en este grupo. La columna Grupo Asignado te avisa si alguien ya pertenece a Otro grupo o si ya está en Este grupo.
6. Guarda con Guardar Grupo. Al crearlo, los periodos de pago del año actual y del próximo se generan solos.

Para revisar o cambiar un grupo que ya existe, usa el ícono de lápiz de su fila: se abre Editar Grupo de Nómina con la misma pantalla y el botón Actualizar Grupo. El ícono de bote de basura lo borra, con la advertencia ¿Eliminar grupo de nómina? — Se eliminará el grupo y todos los periodos de pago asociados.

⚠️ Cuidado: la periodicidad de un grupo no debe cambiarse después de crearlo — el propio recuadro Información Importante del formulario lo dice: La configuración de periodicidad no puede modificarse. Aun así, el selector Periodicidad de Pago sigue habilitado en modo edición y te va a dejar moverlo. No lo hagas: los periodos ya generados no se rehacen. Si te equivocaste, crea otro grupo y mueve a la gente.

Nota: si administras varias razones sociales, la empresa del grupo se elige en el filtro de empleados, no en un campo aparte. Arriba del selector aparece la leyenda Elige la empresa del grupo en el filtro de abajo: un grupo sólo puede tener empleados de una empresa. Si dejas el filtro en "todas", el formulario te contesta Selecciona la empresa del grupo en el filtro de empleados. Con una sola empresa no tienes que elegir nada.

Los cinco modos de prima vacacional

Modo	Qué hace
Heredar de la empresa	Se usa el modo configurado en la empresa. Es el valor con el que nace un grupo.
Al disfrutar	La prima se paga junto con los días de vacaciones que se toman.
En el aniversario	La prima se paga como monto único al cumplir años de antigüedad.
En fecha fija (toda la empresa)	Cada año cumplido se paga en la primera fecha fija posterior a su aniversario.
Al disfrutar + ajuste en aniversario	La prima se paga al tomar días y el remanente del año se liquida en el aniversario.

Los tres modos con aniversario (En el aniversario, En fecha fija, Al disfrutar + ajuste) agregan el campo Aplicar desde (opcional): Aniversarios anteriores a esta fecha no se pagan retroactivamente.

⚠️ Cuidado: si dejas Aplicar desde vacío, se pagarán todos los años pendientes desde el ingreso de cada empleado. En una plantilla con antigüedad vieja eso es mucho dinero de golpe. Pon siempre una fecha de corte a menos que de verdad quieras el retroactivo completo.

El modo En fecha fija además pide Fecha de pago (día y mes). Solo se guardan el día y el mes, y se repite cada año; el año que muestra el selector es indistinto. Si lo dejas vacío, el grupo se comporta como "Al disfrutar", y en la tabla su renglón te lo advierte con Sin fecha de pago (se paga al disfrutar).

Cómo fijar el mismo modo en varios grupos de un jalón

El botón Aplicar modo, arriba a la derecha, cambia la prima vacacional de todos los grupos de una misma periodicidad sin abrirlos uno por uno.

1. Pulsa Aplicar modo. Se despliega Prima vacacional por periodicidad.
2. Elige el alcance: Semanales, Catorcenales, Quincenales, Mensuales o Todos los grupos.
3. Dentro, elige el modo que quieres aplicar.

4. Se abre la confirmación ¿Aplicar "…"?, que te lista por nombre los grupos que van a cambiar y te pide la Fecha de pago (si es fecha fija) y el Aplicar desde (opcional).
5. Pulsa Aplicar. Al terminar aparece el aviso N grupo(s) actualizado(s) con los nombres.

Si ningún grupo coincide con la periodicidad elegida, el botón Aplicar queda deshabilitado y el diálogo dice Ningún grupo coincide con esa periodicidad.

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Cómo crear una pre-nómina

1. En el menú Nómina entra a Crear Nómina. Verás la tarjeta Historial de Nóminas con todo lo que ya corriste: Tipo, Periodo, Frecuencia, Empleados, Neto Total, Estado, Fecha e ID.

2. Haz clic en Nueva Nómina. Arriba aparecen los tres pasos como pestañas:

Paso	Nombre	Leyenda
1	Empleados	Selecciona empleados o grupo
2	Incidencias	Agrega bonos y deducciones
3	Resumen	Revisa y crea la nómina

Puedes regresar a un paso anterior haciendo clic en su pestaña; los pasos que todavía no alcanzas están deshabilitados. Abajo siempre tienes Anterior y Siguiente, y el botón Cancelar arriba a la derecha.

3. En el paso Empleados, empieza por Grupos de Nómina y carga tu grupo con la lista Cargar un grupo.... Al elegirlo aparece el aviso Grupo cargado — Grupo "X" seleccionado - N empleados encontrados: el sistema marca solo a la gente de ese grupo y ajusta la frecuencia sola.
4. Revisa los datos de la corrida:
   • Tipo de Nómina: Ordinaria (la de cada periodo) o Extraordinaria (aguinaldo, PTU, finiquito… ver sub-página 04).
   • Frecuencia de Pago: Semanal, Quincenal o Mensual.
   • Periodo de Nómina: elige el periodo que vas a pagar.
   • Filtrar por Empresa, si administras más de una razón social. La primera opción es Todas las empresas.

⚠️ Cuidado: la lista Frecuencia de Pago solo tiene Semanal, Quincenal y Mensual — le falta Catorcenal, aunque sí puedas crear grupos catorcenales. Si cargas un grupo catorcenal, el campo se queda en blanco y la lista Periodo de Nómina no se llena. Por ahora los grupos catorcenales no se pueden correr desde este asistente.

5. Abajo está el listado de gente, con Empleado, RFC, Departamento y Salario Neto Real. Puedes buscar con Buscar por nombre o RFC....

6. Marca a quien va a entrar. Los botones Seleccionar Todos y Deseleccionar Todos te ahorran trabajo, y la etiqueta de al lado te dice cuántos llevas ("12 de 66 seleccionados"). Esto funciona igual hayas cargado un grupo o no.

Nota: dos detalles del contador y de los botones que conviene tener presentes:

• Seleccionar Todos marca solo a la gente que pasa los filtros de arriba (búsqueda y empresa), pero el contador siempre compara contra la plantilla completa. Después de filtrar puedes ver "12 de 340 seleccionados" con la casilla del encabezado totalmente marcada; no es un error, es que el denominador no respeta el filtro.
• En cuanto tocas cualquier casilla de empleado (o Seleccionar Todos / Deseleccionar Todos), el sistema suelta el grupo que habías cargado. Los empleados marcados se quedan, pero el botón Ajuste anual de ISR (Art. 97) desaparece, porque solo existe cuando hay un grupo cargado (sub-página 04).

7. Quien ya no está activo o cuya baja cae dentro del periodo no aparece en la lista, sin ningún mensaje que lo explique: su pago va por finiquito, no por nómina.

Cómo usar una plantilla de nómina

Una plantilla es el paquete de conceptos que siempre repites (vales, fondo de ahorro, bono de puntualidad). En lugar de agregarlos uno por uno cada quincena, cargas la plantilla.

1. En el paso Empleados, busca el bloque Plantilla de Nómina, con la leyenda Usa una plantilla predefinida para cargar los conceptos automáticamente.
2. Abre la lista y elige la plantilla que quieres usar. La que tiene estrella amarilla es la que dejaste como predeterminada.
3. Si eliges Sin plantilla, la nómina se calcula solo con el sueldo y las incidencias.

Si todavía no tienes ninguna, el bloque dice No hay plantillas configuradas. Crea una para cargar conceptos automáticamente. con el botón Configurar Plantillas.

💡 Tip: puedes dejarle a cada grupo su Plantilla por defecto al crearlo, para que se cargue sola. Las plantillas se arman en Configuración → Plantillas de Nómina (capítulo 28).

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Las alertas del paso Empleados

Antes de avanzar, el sistema te avisa de dos cosas en tarjetas ámbar:

Ajuste mensual de ISR sin acumulados (MM/AAAA). Aparece cuando cargas un grupo semanal o catorcenal que tiene activado el ajuste mensual de ISR, pero todavía no hay periodos acumulados de ese mes. El texto: Este grupo tiene activado el ajuste mensual de ISR (Art. 96 LISR), pero no hay periodos acumulados para el mes. Los acumulados se registran al aprobar cada nómina del mes; si esta es la última nómina del mes, el ajuste no podrá aplicarse.

Prima vacacional de aniversario. Te avisa cuántas personas tienen prima exigible en este periodo y cuántos días son: N empleado(s) con prima exigible en este periodo (N días de prima en total). El título cambia según el modo del grupo: Prima vacacional de aniversario, Prima vacacional en fecha fija o Prima vacacional (disfrute + ajuste). En los dos primeros casos cierra con Se pagará como monto único en esta nómina; en el tercero, con Se pagará lo disfrutado y el remanente del año.

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El paso Resumen y el guardado

1. Pulsa Siguiente para llegar al paso Incidencias (ahí capturas faltas, horas extra y conceptos; lo tienes en la sub-página 02).
2. Pulsa Siguiente otra vez para llegar al paso Resumen. Mientras calcula verás Calculando nómina..., y luego el encabezado Resumen de Nómina — Revisa los totales antes de crear la nómina.
3. Lo que ves:
   • Información General: Tipo de Nómina, Periodo, Frecuencia y Empleados (o Tipo y Descripción si es extraordinaria).
   • Totales: Salarios Base, Percepciones, Deducciones y Neto Total.
   • Total de Incidencias del Periodo: Faltas, Incapacidades, Permisos (con y sin goce), Descanso Laborado, Domingos Trabajados, Días Festivos, Días de Vacaciones, Horas Extra (con su desglose de dobles y triples), Horas Descontadas y Retardos. Debajo, el bloque Pagos Adicionales por Incidencias: Prima Dominical (25%), Días Festivos (3x), Horas Extra y Vacaciones + Prima. Si el periodo viene limpio, dice Sin incidencias en este periodo.
   • Detalle por Empleado: Haz clic en cada empleado para ver el desglose detallado (ver sub-página 02).

4. Cuando los números cuadren, presiona Crear Pre-Nómina. La nómina queda guardada con estado Pre-Nómina y aparece en el Historial de Nóminas.

Nota: una pre-nómina es solo un cálculo guardado. Todavía no afecta acumulados, no descuenta créditos y no genera recibos. Eso pasa hasta que la apruebas (sub-página 03).

Nota: si en la misma corrida seleccionaste gente de varias razones sociales, el sistema crea una pre-nómina por empresa y el aviso te dice Se crearon N pre-nóminas para N empleados en N empresas. Es lo correcto: cada empresa timbra y dispersa por separado. Si alguna falla, te avisa N de N pre-nóminas creadas — N empresa(s) fallaron. Revisa e intenta de nuevo.

Las tres tarjetas que pueden aparecer en el Resumen

Puntos de Atención (N). Revisión de cumplimiento de la LFT. Los tres avisos posibles:

Aviso	Fundamento
N empleado(s) con horas extra excesivas (>9 hrs/semana)	Art. 66-68 LFT: Máximo 9 horas extra por semana
N horas triples generadas (pago al 300%)	Art. 68 LFT: Horas que exceden 9/semana se pagan triple
N día(s) festivo(s) trabajados - pago triple aplicado	Art. 75 LFT: Días festivos obligatorios se pagan al 300%

Tarjeta roja: "N empleado(s) no pudieron calcularse". Debajo aparece el motivo exacto que devolvió el sistema y la instrucción: Sus filas muestran "Error de cálculo" en lugar de $0. Corrige la configuración (p. ej. la prima de Riesgo de Trabajo del registro patronal) o quítalos de esta corrida antes de guardar. En la lista de abajo, esas personas muestran Error de cálculo en la columna de neto y guiones en las demás.

⚠️ Cuidado: con un solo empleado en error no vas a poder guardar. Al pulsar Crear Pre-Nómina el sistema contesta Cálculos con error — N empleado(s) no pudieron calcularse: … Corrige la configuración o quítalos de esta corrida antes de guardar.

Empleados excluidos de nómina. Gente con una baja o una demanda en proceso: Tienen una baja o demanda en proceso, por lo que su pago se maneja por finiquito. Desmarca "Excluir de nómina" para incluir a alguien en esta corrida. Cada renglón trae el motivo y la casilla Excluir de nómina, que viene marcada.

Nota: la casilla es de un solo sentido. Al desmarcarla, la persona entra a la corrida y su renglón desaparece de esta tarjeta — ya no hay forma de volver a excluirla desde aquí. Si te arrepientes, quítala de la selección en el paso Empleados.

Lo que puede impedirte guardar

Mensaje	Qué pasó
Selecciona al menos un empleado	Intentaste avanzar del paso 1 sin marcar a nadie.
No se encontró la empresa actual	El sistema no pudo resolver la razón social de la corrida.
Cargando cálculos — Espera a que se completen los cálculos de nómina antes de continuar	Pulsaste Crear Pre-Nómina mientras seguía calculando.
Cálculos con error	Hay empleados con Error de cálculo.
Cálculos incompletos — N empleado(s) no tienen cálculos. Intenta de nuevo.	Algún cálculo no regresó del servidor. Vuelve a entrar al paso Resumen.