Manual de PeopleOps

Fondos de ahorro ​

¿Para qué sirve? ​

Administra el fondo de ahorro (o la caja de ahorro) de tu empresa: quién participa, cuánto aporta el empleado, cuánto aporta la empresa, qué préstamos ha sacado la gente contra su ahorro y cuánto le toca a cada quien cuando llega el reparto.

Una vez configurado, las aportaciones se descuentan solas en la nómina de los inscritos y el saldo de cada persona se va acumulando periodo tras periodo.

La pantalla está en el menú lateral, en Fondos de Ahorro. Arriba ves siempre Fondos Activos, Participantes Totales, Saldo Total y Prestamos Activos. Debajo hay cinco pestañas: Configuracion, Participantes, Movimientos, Prestamos y Reportes.

Cómo dar de alta tu fondo de ahorro ​

  1. Entra a Fondos de Ahorro y quédate en la pestaña Configuracion.

Fondo de ahorro configurado

  1. Pulsa Nuevo Fondo.
  2. En Datos Generales:
    • Tipo de Fondo: Fondo de Ahorro o Caja de Ahorro.
    • Nombre del Fondo.
    • Empresa a la que pertenece.
    • Estado: Activo, Suspendido, Cerrado o En Distribucion.
    • Fecha Inicio y, si aplica, Fecha Fin (Opcional).
  3. En Configuracion de Aportaciones:
    • Base de Calculo: Salario Diario, Salario Bruto Mensual, Salario Base de Cotizacion (SBC) o Monto Fijo.
    • % Empleado y % Patron: cuánto pone cada parte.
    • Si elegiste Monto Fijo, en lugar de porcentajes captura Monto Fijo Empleado y Monto Fijo Patron.
  4. En Reglas del Fondo:
    • Aplicar Tope Anual (LISR Art. 93): limita la aportación exenta de impuesto. Solo aparece en el fondo de ahorro.
    • Permitir Retiros Parciales: si la gente puede sacar dinero antes del reparto.
    • Frecuencia de Retiro: Anual, Semestral, Trimestral o Libre.
    • Mes de Distribucion: en qué mes se reparte.
  5. Si es una Caja de Ahorro, aparece además Configuracion de Prestamos: enciende Permitir Prestamos y define la Tasa de Interes (%), el Plazo Maximo (periodos) y el Monto Maximo Prestamo.
  6. En Configuracion CFDI quedan las claves con las que el fondo aparece en el recibo. Déjalas como vienen salvo que tu contador te indique otra cosa.
  7. Guarda con Crear Fondo.

Formulario del fondo de ahorro

Cómo inscribir participantes ​

  1. Ve a la pestaña Participantes.
  2. Arriba, elige el fondo en la lista Selecciona un fondo. Mientras no elijas uno, la pantalla te lo pide.
  3. Pulsa Inscribir Empleados.
  4. En la ventana elige el Fondo, la Fecha de Inscripcion y marca en Empleados disponibles a quienes van a participar.
  5. Confirma con el botón de inscribir.
  6. La tabla te muestra, de cada participante, su Fecha Inscripcion, su Saldo Empleado, su Saldo Patron, su Saldo Total y su Estado.

Participantes del fondo con su saldo

Para mover a alguien que ya está inscrito, usa el botón Actualizar Empleados y elige la Accion: Suspender contribuciones, Reactivar contribuciones, Cambiar fecha de inscripcion o Dar de baja.

Nota: al dar de baja a un participante se te pide el Motivo de Baja, para que quede el rastro de por qué salió del fondo.

Cómo revisar los movimientos del fondo ​

  1. Ve a la pestaña Movimientos y elige el fondo.
  2. La tabla te muestra cada movimiento con su Fecha, Empleado, Tipo Movimiento, Monto, Saldo Anterior, Saldo Nuevo y Descripcion.
  3. Con el filtro de tipo puedes ver solo lo que te interesa: Aportacion Empleado, Aportacion Patron, Retiro Parcial, Distribucion Anual, Prestamo Otorgado, Pago Prestamo, Interes Ganado o los ajustes.

Aportaciones registradas en el fondo

  1. Si necesitas corregir algo a mano, usa Nuevo Movimiento: solo permite Ajuste Positivo, Ajuste Negativo, Interes Ganado, Aportacion Empleado y Aportacion Patron.
  2. Si el fondo permite retiros parciales, el botón Procesar Retiro te deja sacarle dinero a un participante: eliges a la persona, ves su Saldo Total y su Disponible para Retiro, y capturas el Monto a Retirar.

💡 Tip: las aportaciones de cada periodo entran solas al aprobar la nómina. Si un periodo no aparece aquí, revisa que esa nómina se haya aprobado y que la persona estuviera inscrita en esa fecha.

Cómo registrar un préstamo contra el fondo ​

Los préstamos contra el ahorro solo existen en la Caja de Ahorro, y solo si activaste Permitir Prestamos en su configuración.

  1. Ve a la pestaña Prestamos y elige el fondo.
  2. Pulsa Nuevo Prestamo.
  3. En Datos del Participante elige a la persona. El sistema te muestra su Saldo del Participante y el Monto Maximo Prestamo que puede pedir.
  4. En Datos del Prestamo captura el Monto Total, el Plazo (periodos) y el Tipo de Plazo (Quincenas o Meses). El Monto por Periodo se calcula solo.
  5. En Fechas define la Fecha de Otorgamiento y la Fecha Inicio de Descuentos.
  6. Guarda con Crear Prestamo.

La tabla lleva el control con las columnas Monto Total, Monto/Periodo, Saldo Pendiente, Progreso y Estado. Si la persona te abona por fuera de la nómina, usa Registrar Pago en su renglón.

Cómo consultar el saldo de cada participante y sacar el reporte de reparto ​

  1. Ve a la pestaña Reportes y elige uno de los tres reportes:
    • Estado de Cuenta Individual: el detalle de movimientos de una persona, con sus tres saldos (empleado, patrón y total).
    • Resumen del Fondo: la lista completa de participantes con su saldo. Este es el que usas para el reparto.
    • Reporte Anual de Cumplimiento: las Aportaciones Empleados, las Aportaciones Patron, el Total Retiros y los Intereses Ganados del año.
  2. Los dos primeros tienen botón Exportar CSV para llevártelos a Excel.

Reporte anual de cumplimiento del fondo

Preguntas frecuentes ​

¿Las aportaciones se descuentan solas en la nómina? Sí, para los empleados inscritos y activos en el fondo. Aparecen en su desglose de nómina.

¿Un empleado puede salirse del fondo a media vuelta? Sí. Usa Actualizar Empleados con la acción Dar de baja y anota el motivo. El saldo se le liquida según tu política.

Un empleado se va de incapacidad, ¿le sigo descontando? No hace falta darle de baja del fondo: usa la acción Suspender contribuciones y reactívalo cuando regrese. Su saldo se conserva.

¿El fondo de ahorro paga impuestos? Depende de los topes de exención. Para eso está el interruptor Aplicar Tope Anual (LISR Art. 93) en la configuración del fondo; los valores de referencia están en Configuración (capítulo 28).

¿Cuál es la diferencia entre fondo de ahorro y caja de ahorro? El fondo de ahorro tiene tratamiento fiscal con tope de exención; la caja de ahorro es un esquema interno y es la única que permite prestarle a la gente contra su saldo.

¿Puedo corregir un saldo que quedó mal? Sí, desde Movimientos → Nuevo Movimiento, con un Ajuste Positivo o un Ajuste Negativo y su descripción, para que quede el rastro.