Acumulados, costos y pagos fuera de nómina

Las tres pantallas de consulta y control que viven junto al ciclo de la nómina: cuánto llevas pagado en el año, cuánto te está costando de verdad y cómo le pagas a la gente que no va en tu nómina de sueldos. Cierra con el catálogo de conceptos y la actualización del salario base de cotización.

Cómo consultar lo acumulado del año

1. En el menú Nómina entra a Acumulados. La pantalla se llama Acumulados por Concepto — Historial de percepciones y deducciones {año}.
2. Empieza por elegir la Empresa: mientras la dejes en Seleccionar..., la pantalla solo muestra Selecciona una empresa para ver los acumulados.
3. Ajusta los demás filtros:
   • Año — el año en curso y los dos anteriores.
   • Periodo — dos listas de meses, el de inicio y el de fin.
   • Tipo — Todos, Percepciones, Deducciones u Otros Pagos.
   • Empleado — escribe al menos dos letras en Buscar empleado... y elige de la lista. La persona queda como etiqueta; la x de al lado la quita.
4. Arriba verás cuatro números: Total Percepciones (con cuántos conceptos son), Total Deducciones, Gravado y Exento.
5. La pestaña Por Concepto te da el año partido concepto por concepto, en hasta tres tablas:

Tabla	Columnas
Percepciones	Concepto, Clave SAT, Gravado, Exento, Total
Deducciones	Concepto, Clave SAT, Total
Otros Pagos	Concepto, Clave SAT, Total

Cada tabla cierra con su renglón de total. Si un tipo no tiene nada en el periodo, su tabla simplemente no aparece.

Nota: el desglose Gravado / Exento solo existe en la tabla de Percepciones. En Deducciones y en Otros Pagos verás únicamente el Total — no es que salgan en cero, es que esas dos tablas no traen esas columnas.

6. La pestaña Detalle Mensual te lo da mes por mes, con Mes, Percepciones, Deducciones y Neto, más el renglón Total. Cuando no hay nada, dice Sin datos para el periodo seleccionado.

Nota: en la vista mensual, lo que esté clasificado como Otros Pagos se suma dentro de la columna Percepciones. Por eso el total mensual puede no coincidir exactamente con la suma de la tabla de percepciones de la otra pestaña.

💡 Tip: los acumulados se registran al aprobar cada nómina. La tabla solo lista los meses que ya tienen algo acumulado; si te falta un mes que ya debería estar, casi siempre es que esa nómina quedó en pre-nómina y nunca se aprobó.

Nota: esta pantalla no tiene botón de exportar. Si necesitas los datos en Excel, usa los reportes del capítulo 25.

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Cómo ver el costo real de tu nómina

Lo que le cuesta la nómina a la empresa no es lo que la gente se lleva: hay que sumar el IMSS patronal y el impuesto sobre nómina de cada estado.

1. En el menú Nómina entra a Costos de Nómina — Analisis de costos laborales y obligaciones fiscales.
2. En Filtros define Fecha Inicio y Fecha Fin, elige Empresa (o Todas las empresas) y, si quieres ir rápido, usa Periodo Rápido con Mes actual, Mes anterior, Últimos 3 meses o Ano actual (YTD).
3. En la pestaña Resumen ves el panorama en dos bloques:

Costos Patronales

Tarjeta	Qué es
Costo Total Empresa	Percepciones + IMSS + ISN
IMSS Patronal	Con su porcentaje del bruto gravado
ISN (Impuesto Estatal)	Impuesto sobre nómina
Empleados	Y cuántos periodos entraron en el rango

Retenciones a Empleados

Tarjeta	Qué es
ISR Retenido	Impuesto sobre la renta
IMSS Obrero	Cuotas trabajador
Otras Deducciones	INFONAVIT, FONACOT, etc.
Neto a Empleados	Total pagado

Debajo, la tabla Desglose de Otras Deducciones (INFONAVIT, FONACOT, Pensión Alimenticia, Embargos, Préstamos Internos, Fondo de Ahorro y Otras) y la tabla ISN por Estado, con Estado, Empleados, Base Gravable, Tasa e ISN a Pagar. Esa última trae la nota El ISN se paga en el estado donde trabaja el empleado. Use esta tabla para sus declaraciones estatales.

Si administras varias razones sociales, al final aparece Desglose por Empresa con una fila por cada una. Si estás viendo una sola, en su lugar sale la tarjeta Detalle: {empresa} con Percepciones Totales, Percepciones Gravadas, Total Deducciones y Periodos Incluidos.

4. La pestaña Auditoria es para cuadrar peso por peso. Abre con el Resumen Ejecutivo — Total Costo Patronal, Total Retenciones, Factor de Carga (Costo total / Percepciones: cuánto te cuesta cada peso de sueldo) y Neto a Empleados — y debajo desglosa cada obligación en su propio bloque, que puedes abrir y cerrar:

• IMSS Patronal, por ramo y con su detalle de base, tasa y monto por concepto.
• INFONAVIT Aportacion Patronal.
• ISN por Estado.
• IMSS Obrero, también por ramo.
• ISR Retenido, con su ISR Total y su Tasa Efectiva.
• INFONAVIT Crédito y FONACOT Crédito.
• Otras Deducciones.

Es la vista que le pasas a tu contador cuando algo no le cuadra.

⚠️ Cuidado: esta pantalla suma todas las nóminas que caen en el rango de fechas, sin importar su estado. Una pre-nómina que nunca aprobaste cuenta igual que una pagada. Es una diferencia importante contra Acumulados, que solo registra lo aprobado. Si los dos números no te cuadran, revisa primero si hay pre-nóminas sueltas en el periodo.

Nota: el botón Exportar de esta pantalla está deshabilitado: todavía no está disponible. Si necesitas los datos en Excel, usa los reportes del capítulo 25.

Cuando no hay nada que mostrar, la pantalla dice No hay datos de nomina procesados para el periodo seleccionado — "Los costos se calculan a partir de nominas procesadas. Asegurese de tener periodos con nominas calculadas en el rango de fechas."

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Cómo manejar pagos que no van en la nómina

Honorarios, asimilados a salarios, jubilados, comisionistas. Gente a la que le pagas pero que no es tu nómina de sueldos.

1. En el menú Nómina entra a Pagos Especiales — Gestión de pagos no vinculados a nómina: asimilados, honorarios, jubilados y pagos extraordinarios.
2. Hay dos pestañas: Contratos de Pago y Corridas de Pago.

Contratos de Pago

Es el acuerdo con cada persona. Si todavía no has creado ninguno, la pantalla dice Sin contratos de pago — "Cree un contrato de pago para comenzar a procesar pagos especiales".

1. Pulsa Nuevo Contrato. Se abre Nuevo Contrato de Pago.
2. Llena:
   • Empresa y Persona.
   • Tipo de Contrato: Asimilados a Salarios, Honorarios, Jubilado, Pensionado, Comisionista, Pago Extraordinario u Otro.
   • Frecuencia: Mensual, Quincenal, Semanal, Pago Único u Otra.
   • Fecha Inicio.
   • Acumular ISR mensualmente — el interruptor viene encendido.
   • Descripción.
3. Guarda con Crear Contrato. El botón no se activa hasta que elegiste empresa y persona.

Ya creado, verás su acuerdo en la tabla con Persona, Tipo, Frecuencia, Acumula ISR, Estatus y Acciones. Cuando el acuerdo termine, usa Terminar en su renglón; el botón solo aparece mientras el contrato está activo.

⚠️ Cuidado: la columna Persona de esa tabla no muestra el nombre: muestra los primeros caracteres del identificador interno, algo como a3f9c1d2…. Para saber de quién es cada contrato tendrás que llevar tu propio control por la Descripción que le pongas al crearlo.

Corridas de Pago

Es donde se procesa el pago del periodo. Empieza por elegir la Empresa de arriba: las corridas se consultan por empresa, y sin elegir una la pantalla dice Seleccione una empresa — "Las corridas de pago se consultan por empresa". Si esa empresa no tiene ninguna, dice Sin corridas de pago — "Cree una corrida para procesar pagos del periodo".

1. Pulsa Nueva Corrida y llena Empresa, Fecha Inicio, Fecha Fin, Fecha Pago, Periodo (YYYY-MM) y Descripción; guarda con Crear Corrida.
2. Al crearla, el sistema le engancha automáticamente un pago por cada contrato activo de esa empresa.
3. La corrida nace en borrador. La tabla lleva el control con Periodo, Fecha Pago, Pagos, Total Bruto, ISR, Total Neto y Estatus.
4. Pulsa Calcular en su renglón para que el sistema saque el ISR. El botón solo aparece mientras la corrida está en borrador.

⚠️ Cuidado: esta pestaña está a medio construir y hoy no se puede completar un pago desde aquí. El diálogo Nuevo Contrato de Pago no tiene ningún campo para capturar el monto de la persona, así que los pagos de la corrida nacen en cero, y no hay ninguna pantalla donde asignárselos. Al pulsar Calcular, el sistema contesta N pago(s) no tienen monto asignado. Asigne montos antes de calcular, y ahí se queda. Tampoco hay botones para timbrar ni para marcar la corrida como pagada, aunque esos estados existan por dentro.

Los contratos de pago sí quedan guardados y sirven como registro. Mientras la pestaña de corridas se termina, procesa estos pagos por fuera del sistema.

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Cómo revisar el catálogo de conceptos

Cada concepto (sueldo, bono, vales, préstamo) trae escritas sus reglas: si grava ISR, si integra el salario base de cotización y qué clave del SAT lleva en el recibo. De ahí sale el cálculo.

1. Entra a Configuración → Catálogo de Conceptos.
2. Busca el concepto y ábrelo para ver sus reglas.
3. Puedes agregar conceptos propios para lo que tu empresa maneja.

⚠️ Cambiar un concepto cambia el resultado de todas las nóminas que lo usen de aquí en adelante. Toca esta pantalla solo si sabes lo que estás haciendo. El detalle completo está en el capítulo 28.

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Cómo actualizar el salario base de cotización

Cuando a alguien le cambia el sueldo o cuando cierra un bimestre con parte variable, hay que avisarle al IMSS con un nuevo salario base de cotización (SBC).

1. Entra a Configuración → Modificaciones SBC. La pantalla se llama Modificaciones de SBC.
2. Tienes tres pestañas:
   • Importar XLSX: sube un archivo con las modificaciones de varias personas. Primero descarga la Plantilla CSV para saber qué columnas lleva; el sistema valida el archivo y te muestra cuántas filas son Válidas y cuántas Inválidas antes de aplicar nada.
   • Variable bimestral: calcula la parte variable del bimestre cerrado y te muestra, persona por persona, el SBC que tenía y el que le queda.
   • Historial: todo lo que ya registraste, con su Fecha efectiva, su Componente, su Origen y su Estado (Vigente, Sustituida o Cancelada).

Los movimientos que se generen se envían al IMSS desde el capítulo 9.

💡 Tip: registra la modificación antes de correr la nómina del periodo. El desglose de cada empleado te muestra el SBC vigente con esa misma advertencia: Para modificarlo, registra una modificación bimestral antes de correr la nómina (sub-página 02).