Suplencias

Cuando alguien de tu equipo que autoriza cosas en PeopleOps se va de vacaciones o se ausenta, sus pendientes de aprobación no pueden quedarse parados. Aquí registras quién lo cubre y por cuánto tiempo, y durante esa vigencia las tareas de aprobación del titular se le redirigen al suplente.

Importante: esta pantalla trabaja con usuarios del sistema, no con empleados. El titular y el suplente tienen que tener usuario para entrar a PeopleOps. Si lo que quieres es dejar constancia de que un operario cubre a otro en la línea de producción, esto no es lo que necesitas: eso se documenta en la ficha del empleado o como concepto en la nómina.

Llegas desde el menú lateral: Gestión de Personal → Suplencias.

Cómo registrar una suplencia

1. Abre Suplencias y haz clic en Nueva suplencia, arriba a la derecha.

2. En Titular (quien se ausenta) elige al usuario que va a estar fuera.
3. En Suplente elige a quién le van a llegar sus aprobaciones. La lista no te deja elegir a la misma persona que pusiste como titular.
4. Captura Desde y Hasta. Son el primer y el último día de la suplencia; la fecha final no puede ser anterior a la inicial.
5. En Motivo (opcional) escribe por qué se ausenta — por ejemplo, Vacaciones.
6. Haz clic en Guardar.

Nota: el botón de guardar se queda apagado hasta que hayas elegido titular, suplente distinto del titular, y las dos fechas en orden.

💡 Tip: registra la suplencia antes de que la persona salga. Si la capturas cuando ya se fue, las aprobaciones de esos días se quedaron esperando en su bandeja.

Cómo consultar quién está cubriendo a quién

1. Abre Suplencias. La tarjeta Suplencias configuradas te muestra todas.

2. Cada renglón trae el Titular, el Suplente, la vigencia (Desde y Hasta) y el Motivo.

De un vistazo sabes quién está autorizando en nombre de quién en este momento, que es justo lo que necesitas cuando alguien te pregunta por qué su solicitud la firmó otra persona.

Cómo terminar una suplencia

La suplencia deja de surtir efecto sola cuando pasa la fecha Hasta: no tienes que hacer nada.

Si la persona regresó antes de tiempo, o capturaste mal la suplencia, quítala:

1. En el renglón, haz clic en el bote de basura de la derecha.

⚠️ Cuidado: el registro se borra sin pedir confirmación y no se puede recuperar. Si lo que quieres es acortar la vigencia y conservar el rastro, no hay forma de editarla: bórrala y captura una nueva con las fechas correctas.

Preguntas frecuentes

¿La suplencia paga algo automáticamente? No. Es un registro de a quién le llegan las aprobaciones. Si vas a pagarle un bono a quien cubre, captúralo como concepto en la nómina del periodo.

¿El suplente cambia de puesto o de jefe? No. La ficha del empleado no se toca. Es un arreglo temporal que solo afecta a quién le llegan los pendientes de autorización dentro de PeopleOps.

Quiero registrar que un empleado cubre a otro en su puesto, ¿me sirve esta pantalla? No, porque aquí solo aparecen usuarios del sistema. Para dejar constancia de una cobertura operativa, usa las notas del expediente del empleado, y si va a haber un pago extra, captúralo como concepto en la nómina.

No encuentro a la persona en la lista de suplentes. Es porque no tiene usuario en PeopleOps. Créaselo primero en Configuración → Usuarios, y dale acceso a los módulos que va a necesitar mientras cubre.

¿Puedo tener varias suplencias al mismo tiempo? Sí. Puedes registrar tantas como necesites, con titulares y periodos distintos.