Qué es PeopleOps y qué puedes hacer con él

PeopleOps es el sistema donde vive toda la información de tu personal: quién trabaja contigo, cuánto gana, cuándo falta, cuándo sale de vacaciones y qué le pagas cada quincena. Reemplaza las hojas de cálculo, los archivos sueltos y los correos de ida y vuelta.

Lo importante es que todo está conectado. Si cambias un sueldo, la nómina lo toma. Si registras una baja, se prepara el aviso al IMSS. Si capturas una incapacidad, la asistencia deja de marcar esos días como falta. No capturas la misma información dos veces.

Este capítulo no tiene pasos: es la orientación que conviene leer antes de empezar a usar el sistema.

Las tres cosas que PeopleOps hace por ti

1. El expediente. Cada persona tiene una ficha con sus datos personales, su domicilio, su puesto, su sueldo, sus prestaciones, sus documentos y su historial de cambios. De ahí sale todo lo demás. Desde el mismo grupo de pantallas manejas altas, bajas, reingresos y cambios de sueldo o de puesto.

2. La nómina. Calculas el periodo, revisas concepto por concepto, apruebas, timbras los recibos ante el SAT y marcas la nómina como pagada. El sistema calcula solo el ISR y las cuotas del IMSS con las tablas del ejercicio. También manejas aguinaldo, PTU, finiquitos y pagos que van fuera de la nómina.

3. El cumplimiento. Los avisos al IMSS (altas, bajas y modificaciones de salario) se preparan solos y quedan pendientes de enviar. Llevas el control de tus bimestres de SUA, tus recibos timbrados, tus actas administrativas, tus comisiones mixtas y —si prestas servicios especializados— tu registro REPSE.

Cómo se organiza el sistema

Todo se navega desde un menú a la izquierda de la pantalla, agrupado por temas. Los grupos principales son:

• Dashboard — el panel de inicio, con los números de tu empresa.
• Tareas — tus pendientes de Recursos Humanos.
• Empleados — el expediente, más las altas, bajas, reingresos y cambios.
• Nómina — incidencias, cálculo de nómina, grupos, acumulados, costos y pagos especiales.
• Organización — organigrama, puestos, centros de trabajo, equipos y departamentos.
• Reclutamiento — vacantes y candidatos.
• Cursos y Evaluaciones — capacitación y desempeño.
• Documentos — plantillas, reglas de asignación y documentos generados.
• Gestión de Personal — vacaciones, incapacidades, permisos, actas, comunicación, ajustes de asistencia, suplencias, créditos, fondos de ahorro y beneficios.
• IMSS / SUA — movimientos y bimestres.
• Configuración — los ajustes del sistema y los catálogos.

Debajo de los grupos hay pantallas sueltas: Reportes, Legal, Canal de Denuncias, Portales, REPSE, Empresas y Centro de Onboarding.

Nota: no todos los usuarios ven el menú completo. Lo que aparece depende de los módulos que tenga asignado tu usuario. Si te falta una pantalla, revisa el capítulo 29.

Quién usa PeopleOps

• Tú, Recursos Humanos. Entras al sistema con usuario y contraseña y trabajas todos los días aquí.
• Tus jefes de área. Pueden tener un usuario con acceso limitado a ciertos módulos, o bastarles con el portal del empleado, donde autorizan las solicitudes de su gente.
• Tus empleados. No entran al sistema. Entran a un portal aparte, con su RFC, donde ven solo su propia información: sus recibos, sus vacaciones, sus documentos y los avisos de la empresa. Ve el capítulo 26.

Qué necesitas tener listo antes de empezar

Antes de correr tu primera nómina conviene tener a la mano:

1. Los datos fiscales de tu empresa: RFC, razón social, régimen fiscal y domicilio.
2. Tu registro patronal del IMSS, con su prima de riesgo y su clase.
3. Tu certificado de sello digital y su contraseña, si vas a timbrar recibos.
4. Tu catálogo de puestos, departamentos y centros de trabajo.
5. La lista de tu personal con nombre, RFC, CURP, NSS, fecha de ingreso, sueldo y cuenta bancaria.

No tienes que adivinar qué te falta: la pantalla Centro de Onboarding te muestra la lista de pendientes para poder operar y te lleva a resolver cada uno. Está explicada en el capítulo 27.

Mapa del manual

Según lo que necesites hacer hoy:

Si quieres…	Ve al capítulo
Entrar por primera vez y ubicarte	2
Entender el panel de inicio	3
Contratar, dar de baja o cambiar a alguien	4
Definir puestos, departamentos y centros de trabajo	5
Publicar una vacante	6
Correr y timbrar la nómina	7
Capturar faltas, retardos y horas extra	8
Enviar movimientos al IMSS y llevar el SUA	9
Descontar Infonavit, Fonacot o préstamos	10 y 11
Manejar vacaciones, incapacidades y permisos	12, 13 y 14
Levantar un acta administrativa	18
Sacar un reporte para la dirección o el contador	25
Dar acceso a tus empleados a su portal	26
Configurar tu empresa y tus catálogos	27 y 28
Dar de alta usuarios y repartir permisos	29
Traer tu información de otro sistema	30

Preguntas frecuentes

¿Necesito instalar algo? No. PeopleOps se abre desde el navegador de tu computadora. Tus empleados entran a su portal desde el navegador de su celular, sin instalar ninguna aplicación.

¿Puedo manejar más de una empresa desde la misma cuenta? Sí. Puedes registrar varias razones sociales, cada una con sus propios registros patronales, sus credenciales y su política de vacaciones. En las pantallas donde importa (empleados, nómina, IMSS) eliges la empresa con el filtro correspondiente. Ve el capítulo 27.

¿Mis empleados van a ver todo esto? No. Ellos entran a un portal aparte, con una dirección distinta, y ahí solo ven su propia información. Nunca ven los datos de sus compañeros ni las pantallas de administración. Ve el capítulo 26.